Olkoa
Audit et conseil en technologies de l'information
Archivage électronique
Audit de la numérisation du dossier d’aide
La Maison métropolitaine - départementale des personnes handicapées (MDMPH) de la métropole de Lyon instruit les demandes et attribue des moyens de compensation du handicap. Les demandes d’aide aux personnes en situation de handicap sont gérées dans le logiciel IODAS, couplé à la GED Multigest. Les dossiers sont numérisés au fil de l’eau depuis 2008 et le dossier papier est tenu en parallèle.
La mise en place du téléservice « Ma MDPH en Ligne » de la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie (CNSA) et les problèmes de place dans les classothèques amènent la MDMPH à se réinterroger sur le processus de numérisation. La mission a consisté à accompagner la MDMPH et la DINSI dans la démarche visant à obtenir l’autorisation anticipée de destruction du papier pour les dossiers numérisés en central MDMPH.
Accompagnement à la mise en œuvre du SAE
Le Conseil Départemental de l'Isère s'est doté du logiciel Asalae pour la gestion de ses archives définitives. La V2 a été mise en production à l'automne 2022 mais aucun versement n'a été fait à ce jour. Dans un contexte de changement de ressources (chefs de projet archives et informatique), le Département a souhaité solliciter l'accompagnement d'une Assistance à Maîtrise d'Ouvrage pour :
- valider les choix fonctionnels et techniques faits lors de la mise en place du SAE,
- décrire la politique et les pratiques d'archivage,
- définir l'organisation à mettre en place pour gérer le SAE en production.
Ouverture du SAE aux communes du Département
Le Département, l’Agence Technique Départementale et le Centre de gestion de la Dordogne souhaitent mettre en place un service d’archivage électronique mutualisé à destination des collectivités territoriales. Ils ont confié à Olkoa une étude de faisabilité permettant de déterminer les besoins des collectivités locales en termes d’archivage électronique, de préciser les contraintes humaines, organisationnelles et techniques de mise en place d’un SAE aussi bien au niveau des collectivités territoriales que des instances départementales (AD, DSIN). Puis Olkoa a accompagné la définition d'une offre de service, en détaillant les rôles et responsabilités de chaque partenaire, les impacts finaciers et la charge de travail incombant à chacun, et les prérequis juridiques et organisationnels à définir dans les conventions.
Formation Archivage électronique
La Direction de la relation usagers et de la modernisation du Département du Calvados a sollicité Olkoa pour une formation sur l'archivage électronique. La formation, destinée à une dizaine de cadres, est revenue sur les enjeux, principes et fondamentaux de l'archivage électronique et a proposé une approche méthodologique pour la conduite d'un projet d'archivage électronique.
Archivage électronique
La Communauté d'agglomération du Grand Cahors a signé une convention de mutualisation avec le Département du Lot dans le cadre de son projet de mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Cette convention ne portant que sur les moyens d'infrastructure, la Communauté d'agglomération devait mener de façon autonome l'audit de sa production documentaire, la priorisation et la préparation des premiers versements et la définition de sa feuille de route. Olkoa l'a accompagnée dans ces étapes en l'aidant notamment à bien clarifier et définir les rôles et responsabilités de chacun dans la mise en oeuvre du SAE.
Archivage électronique
La Ville de Nanterre, dans un souci d'une plus grande maîtrise de sa production numérique, a souhaité mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique. Pour ce faire, elle l'a confiée à Olkoa. Une première phase a consisté à cartographier la production numérique et identifier les potentiels risques encourus par la collectivité en termes de gestion de son information numérique. La seconde phase a permis d'apporter des éléments d'aide à la décision pour définir une stratégie de mise en oeuvre d'un SAE, et aboutir à un plan d'actions associé.
Étude pour une meilleure gestion des répertoires bureautiques
Dans un contexte de croissance exponentielle de la production bureautique dans les services, le Département du Nord a souhaité cadrer la gestion des répertoires bureautiques et outiller les services et les agents pour les aider à définir et adopter de règles afin de faciliter le travail collaboratif, homogéniser les pratiques et tendre vers plus de sobriété énergétique. Il a fait appel à Olkoa pour produire un kit méthodologique décrivant les bonnes pratiques à mettre en oeuvre autour du nommage, du classement, du tri et de la sécurisation des documents dans un souci d'amélioration continue.
Archivage électronique
La Ville de Boulogne-sur-Mer a décidé de mener une étude préalable à la mise en place d'un système d'archivage électronique dont les objectifs étaient d'analyser l'existant de 8 processus métier et de définir une stratégie de mise en oeuvre de l'archivage dans l'environnement numérique à partir de l'étude de scénarios adaptés à son contexte. Les résultats de la première phase de l'étude ont permis d'identifier la production numérique devant faire l'objet d'un archivage intermédiaire et/ou définitif numérique, les priorités de mise en oeuvre des versements et de définir le périmètre documentaire cible du futur SAE. La deuxième phase de l'étude a abouti à la production d'un état de l'art, d'une étude de scénarios de mise en oeuvre et d'un plan d'action pour mener à bien le projet.
Archivage électronique
Etude sur la mise en place de connecteurs entre les instances As@lae et les SIA des partenaires d’Arch-e-Loire
Olkoa a accompagné les partenaires d’Arch-e-Loire (Région Pays de Loire, conseils départementaux de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée) pour identifier les liaisons possibles entre les SAE et les SIA. L'étude visait à évaluer les modalités et conditions de consultation des archives numériques conservées dans les SAE et à déterminer les évolutions souhaitables des outils (plateforme d’archivage électronique, SIA(s) et Portails Internet de consultation) pour faciliter l’accès aux archives numériques.
Etude sur la préservation des archives audiovisuelles
Les Archives départementales de l’Hérault ont déjà collecté plusieurs To d’archives audiovisuelles en attente d'un versement dans leur système d’archivage électronique. L’équipe projet a souhaité être accompagnée pour mener une étude sur la préservation des archives audiovisuelles, dans l’objectif de :
- produire un diagnostic des formats des archives déjà collectées,
- compléter la boîte à outils pour préparer les versements (outils d'identification, de caractérisation, de validation),
- consolider les processus de versement et de traitement des archives audiovisuelles,
- définir une feuille de route pour mettre en œuvre la préservation des archives en général et des archives audiovisuelles en particulier,
- préfigurer une stratégie de préservation des archives audiovisuelles.
Accompagnement à la définition d’une offre d’archivage à l’attention des collectivités landaises
Après avoir mis en production un système d’archivage électronique pour les besoins du Département des Landes en novembre 2019, le Conseil départemental des Landes (CD40) et le Centre de gestion de la fonction publique départementale des Landes (CDG40) ont souhaité poursuivre leur démarche de développement de la solidarité territoriale autour d’une politique publique d’archivage électronique en direction des collectivités landaises, environ 350 communes et EPCI qui n’ont que très peu de moyens pour s’emparer de la problématique de l’archivage électronique, s’organiser et s’outiller.
Archivage électronique
Le Département de la Haute-Saône a déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives (marchés publics, délibérations, arrêtés, chaîne comptable et financière) et met actuellement en place une GED pour prendre en charge les besoins transverses de la collectivité en matière de Gestion Electronique des Documents et permettre les versements automatisés dans le futur SAE. Olkoa l'a accompagné pour définir les priorités de versement ainsi que le périmètre du SAE à venir et identifier les prérequis, les efforts à produire, les ressources humaines, techniques et financières nécessaires.
La Ville, la Communauté d'agglomération et le CCAS de Montauban ont souhaité être accompagnés dans la définition d'une stratégie globale de gouvernance de l'information afin d'assurer une gestion maîtrisée et sécurisée de leur production numérique. La première phase de la mission a consisté à réaliser une cartographie de la production documentaire des processus métier et à analyser l’existant afin de repérer les documents et données devant faire l’objet d’un archivage, à court, moyen et long terme. La mission visait ensuite à apporter des éléments d'aide à la décision pour la mise en œuvre effective de l'archivage électronique.
Le Département des Hautes-Pyrénées avait déjà dématérialisé plusieurs de ses procédures administratives et s’orientait vers leur dématérialisation complète avec l’acquisition d’un parapheur électronique. Dans ce contexte, Olkoa l'a accompagné pour réaliser une étude de cadrage afin de déterminer les solutions tant organisationnelles que techniques les plus adaptées à la gestion des archives numériques à l’âge courant, intermédiaire et définitif, des services du Département et de l’Etat. Une première phase a consisté à produire un état des lieux de la production numérique, puis une seconde phase à la construction de scenarii de mise en oeuvre de l'archivage électronique au sein de la collectivité. La troisième phase a été consacrée à la rédaction d'un cahier des charges pour l'acquisition d'une solution logicielle SAE et à un accompagnement dans le choix de la solution.
Suite à la mise en production de son système d’archivage électronique, la Ville de Lyon a rédigé la Politique d’archivage et la Politique de sécurité des systèmes d’information puis a fait appel à Olkoa pour l'accompagner dans la rédaction de la Déclaration des pratiques d’archivage de son SAE. La mission a consisté à documenter le processus d’archivage et les fonctions associées (préparation des versements, versements, stockage, sécurité et conditions d’accès...), en lien avec la Politique d’archivage.
Etude préalable à la mise en place d'un SAE
Le Département du Gard est engagé depuis plusieurs années dans un programme de développement de l’administration électronique qui entraîne un accroissement de la production documentaire électronique et la nécessité de se doter d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), pour ses propres archives électroniques ainsi que celles des services versants aux Archives départementales. Pour l’accompagner dans sa démarche préalable, le Département a choisi Olkoa pour l'aider à réunir tous les éléments nécessaires à la prise de décision : état de l'art, analyse des besoins, identification des prérequis organisationnels et techniques, opportunités de mutualisation.
La Ville de Nantes et la Métropole souhaitaient être accompagnées dans la définition de leur feuille de route concernant l’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa consistait d'abord à fiabiliser l’ensemble des besoins, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant trois processus métier pilotes : ADS, commande publique et versements bureautiques. Puis la mission a permis d'identifier les solutions éligibles, les budgets et calendrier à prévoir. En parallèle, nous avons formé l’ensemble des services d’archives afin de mettre en place une politique d’archivage.
Olkoa a accompagné le Conseil départemental du Puy-de-Dôme pour une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique afin d’en déterminer le périmètre et les conditions à réunir. Une première phase de cadrage et d’initialisation de la mission a permis de partager un ensemble de prérequis et informations sur le déroulement et les attendus de la mission. Une deuxième phase était consacrée à la collecte d’informations sur l’existant. Une troisième phase a permis d'étudier des scénarios de mise en oeuvre et de définir un plan d’actions.
La Ville de Cherbourg-en-Cotentin a souhaité être accompagnée dans la définition de la stratégie de mise en œuvre de l’archivage électronique. Une première phase de la mission a consisté à effectuer un état des lieux de la production numérique pour les cinq processus métier les plus dématérialisés. La seconde phase était consacrée à l'étude des différents scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique pour les premiers versements identifiés comme prioritaires au cours de la première phase. Ce travail s'est appuyé sur un état de l’art des solutions du marché et des retours d’expérience de collectivités comparables.
Le Département du Tarn a déployé des applications GED métier autour de la solution Documentum et engagé une réflexion globale pour définir les grandes orientations en matière d’administration numérique. Il a souhaité être accompagné par Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Cette démarche, inscrite dans une approche de gouvernance de l’information, visait à :
La Ville de Meylan a souhaité définir et mettre en œuvre une stratégie globale de conservation et d'archivage des documents électroniques. Dans un premier temps et avant de décider de s’équiper d’un outil, la direction Aménagement urbain et services techniques a confié à Olkoa une étude de cadrage stratégique avec les objectifs suivants : sensibilisation des services sur les enjeux de la dématérialisation, diagnostic de la gestion des flux dématérialisés dans les services, identification des risques et recommandations.
Roannais Agglomération a fait appel à Olkoa pour réaliser une étude de cadrage préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Après une phase d'état des lieux de la production documentaire et de diagnostic des priorités d'archivage, la mission a consisté à étudier des scénarios, à proposer un plan de mise en œuvre de l'archivage numérique et à évaluer les ressources nécessaires à la mise en place d'un SAE.
Le Département de la Charente s'est engagé dans une démarche d'e-administration pour améliorer et moderniser les services rendus aux usagers. Cette démarche s'appuie sur la dématérialisation de nombreux processus métier avec notamment la gestion des dossiers de demande d'aide sociale. La direction des Archives départementales souhaitait maîtriser et sécuriser la gestion du cycle de vie des documents et données numériques par la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Electronique. Olkoa assisté de la société Rhizome-Data a apporté au Département un éclairage stratégique et technique selon deux axes : Etude sur la faisabilité de l’extraction des données du SI métier de l'aide sociale (IODAS), en identifiant les modalités de transfert de ces données dans une nouvelle GED et un SAE ; Etude sur la faisabilité juridique, technique, financière et humaine de la mise en place d’un archivage électronique mutualisé.
La direction des solidarités du Conseil Départemental de Charente dématérialise depuis 2009 les dossiers de demande d'aide sociale. 60 000 dossiers ont ainsi déjà été numérisés et sont disponibles en GED. Compte tenu de l'augmentation des besoins de dématérialisation au sein des services du Département et des risques de la solution en place (sécurité des traitements, confidentialité des données, garantie de la valeur probante des documents électroniques), le Département a souhaité étudier l'opportunité de mettre en place un atelier de numérisation mutualisé. Olkoa a mené un audit de la solution existante, une collecte des besoins au sein des directions et la description de scénarios possibles d'évolution.
La Région Pays de la Loire, confrontée aux impacts de la dématérialisation en termes d’archivage a rejoint le projet SAEir (Système d’archivage électronique interdépartemental et régional en Pays de la Loire) qui permet depuis janvier 2018 aux collectivités membres du projet de verser les flux PES et ACTES dans le SAE As@lae. La solution mutualisée mise en place est destinée à être étendue à l’archivage des données et documents issus d’autres processus métiers et d’autres collectivités et partenaires.
Dans ce contexte, la Région et les Archives régionales ont confié à Olkoa la réalisation d'un diagnostic des processus dématérialisés devant déboucher sur des recommandations pour l’archivage électronique et sur la définition des modalités opérationnelles de versement dans le SAE des données et documents produits ou reçus dans le cadre des processus prioritaires : les dossiers de délibérations, de recrutements et les contrats.
Les Archives départementales de Meurthe-et-Moselle ont choisi Olkoa et Rhizome Data pour les accompagner dans la mise en place d'un Système d'Archivage Electronique (SAE). La mission a débuté par une phase de collecte d'informations qui aboutit sur un diagnostic complet de la production documentaire, des contraintes, priorités et risques identifiés. Une seconde phase d'étude de scénarios déboucha sur la description des conditions de mise en œuvre de l'archivage électronique sur les plans organisationnel, technique, financier. Puis le Département a confié à Olkoa la réalisation d'une étude de mutualisation avec la ville et l'agglgomération de Nancy.
La métropole et la ville d'Orléans ont souhaité s'appuyer sur l’expertise d’une assistance à maîtrise d’ouvrage afin de déterminer les solutions les plus adaptées à la gestion de leurs archives numériques à l'âge courant, intermédiaire et définitif compte tenu des enjeux liés à la conservation de l’information numérique. L’étude réalisée par Olkoa à partir d'un diagnostic et de scénarios, a décrit les adaptations nécessaires des procédures, compétences, moyens techniques et logiciels (notamment la GED transverse), dans le contexte du SAE mutualisé SAEM-CVL.
La ville du Havre et la communauté urbaine ont souhaité être accompagnées dans la définition de leur stratégie commune d’archivage électronique. La mission confiée à Olkoa a consisté d'abord à fournir un ensemble de préconisations sur la stratégie à adopter, pour clarifier les positionnements respectifs des grands projets du SDSI au regard des enjeux de l’archivage électronique, notamment en archivage intermédiaire. Ensuite, le travail a porté sur les scénarios de mise en œuvre concernant 3 processus métiers pilotes : dossier de l’agent, dossier Famille, et commande publique. Pour chacun, il s'agissait d'identifier les documents à verser, leurs métadonnées, les évènements déclencheurs, et les impacts concernant l'articulation entre les briques applicatives concernées (applications métiers, parapheur, GED et SAE).
Les Archives départementales de l'Ain ont fait appel à Olkoa pour former les agents du pôle « archives contemporaines » à la mise en œuvre de projets de versements d’archives électroniques ainsi qu’à la prise en charge et à la gestion des versements dans As@lae. Les objectifs de la formation étaient les suivants : connaître les grands principes, les normes, les règles et les outils de l’archivage électronique ; connaître la méthodologie d’un projet d’archivage électronique ; connaître le fonctionnement des logiciels Octave, Archifiltre, AllDup, Droid, VRenamer ; maîtriser le fonctionnement du logiciel As@lae (module assuré par l'éditeur Libriciel Scop).
Afin de mettre en place un dossier unique de l'enfant, le Conseil Départemental de Saône-et-Loire a souhaité dématérialiser les dossiers des enfants relevant de l'Aide Sociale à l'Enfance. Conscient des impacts de ce projet en termes fonctionnel, technique et organisationnel, le Département a décidé de se faire assister dans sa démarche de numérisation du stock et du flux et dans la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des Documents. La mission a porté sur les aspects liés à la numérisation des flux papier (périmètre et stratégie) et son impact organisationnel, la numérisation du stock (production d'un cahier des charges pour faire appel à un prestataire) et enfin sur la mise en œuvre de l’outil de GED (étude des solutions existantes et rédaction d'un cahier des charges).
La loi ELAN a permis une dématérialisation totale du processus d'instruction des demandes d'urbanisme (Autorisation du Droit des Sols) et notamment le dépôt dématérialisé des demandes par les pétitionnaires. Dans ce contexte, Grenoble Alpes Métropole a décidé de repenser ses processus internes et les relations avec l'ensemble de ses partenaires. La direction de l'urbanisme a donc confié à Olkoa une mission d'organisation comportant un audit de l'existant, la collecte des besoins, la définition des processus cibles et l'évaluation de la nouvelle organisation. Le projet concernait notamment la dématérialisation des dossiers qui continueront à être déposés sous forme papier.
Olkoa a accompagné la CAPV sur la mise en œuvre d’un Système d’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation avec les autres communes membres de la Communauté d’agglomération. La première phase de la mission consistait à réaliser une cartographie de la production documentaire pour les principaux processus métier et à identifier les documents et données devant faire l’objet d’un archivage. La mission visait ensuite à identifier les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité et à définir leurs conditions de mise en œuvre opérationnelle, tant sur les plans organisationnels que techniques et financiers.
Olkoa a accompagné les deux collectivités dans la définition de leur stratégie d’archivage électronique qui devait s’inscrire dans une logique de mutualisation avec les 37 communes de l’agglomération. L'objectif était d'assurer la valeur probante des documents électroniques, notamment pour les processus comptabilité et commande publique. Olkoa a réalisé un état des lieux de la production documentaire numérique afin de prioriser les besoins d’archivage et le périmètre du futur SAE, puis a défini l'organisation et les moyens de sa mise en œuvre.
Face à l'évolution des usages et des contraintes réglementaires de la dématérialisation, le Département de la Haute-Loire s’est engagé dans un vaste programme de transition numérique. Olkoa l'a accompagné dans la mise en oeuvre de l'archivage électronique avec la conduite de 3 chantiers : Cadrage du projet, état du marché et retours d’expériences de collectivités comparables ; Définition du périmètre du projet sur la base d’un état des lieux de la production documentaire numérique pour identifier et prioriser les chantiers à mener ; Définition d’un mode opératoire sur les chantiers prioritaires, Actes et Marchés publics.
La dématérialisation de la commande publique nécessite la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique et notamment la garantie de la valeur probante des documents signés électroniquement. Dans ce contexte, le Département a missionné Olkoa pour l'accompagner dans sa réflexion sur le cycle de vie de l’information numérique avec notamment une étude de l'état de l'art de l'archivage électronique. La deuxième étape a permis la mise en œuvre opérationnelle de l’archivage électronique pour la commande publique avec la définition des prérequis organisationnels et techniques.
Le Département de Vaucluse avait de longue date initialisé une dématérialisation de ses processus métier et se préoccupait de l'archivage des données et documents électroniques. Olkoa l'a accompagné dans la définition de sa stratégie d’archivage électronique, en réalisant un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, sur quelques processus prioritaires. Nous avons ensuite proposé des scénarios de mise en œuvre de l’archivage électronique, dans une perspective de mutualisation à l’échelle du territoire du département.
Le territoire des Landes est caractérisé par l'existence de L'ALPI, un syndicat mixte qui fournit des services informatiques à ses adhérents et notamment la plateforme d'archivage électronique ARCHILAND. Le Département a missionné Olkoa pour mener une étude sur la faisabilité technique, organisationnelle et financière de l'utilisation de la plateforme ARCHILAND pour couvrir ses besoins et répondre notamment aux enjeux de l'archivage historique. Dans ce cadre, nous avons produit une feuille de route détaillant le scénario d'implémentation retenu.
Olkoa a mené une étude d’opportunité et de faisabilité sur la mise en oeuvre par les CDG Auvergne Rhône-Alpes d'une plateforme mutualisée d'archivage électronique pour les collectivités locales et établissements publics de la région. Après un état de l’art de l’archivage électronique, Olkoa a réalisé un recueil des besoins des Centres de Gestion et de leurs adhérents. L’objectif était d'estimer, pour les Centres de Gestion, les enjeux de se positionner sur le secteur de l’archivage électronique, compte tenu de l'environnement réglementaire des archives publiques, et d'évaluer leur capacité à se rallier à ce projet de mutualisation.
La commune de Lormont souhaitait définir sa stratégie d’archivage électronique. Olkoa a accompagné la collectivité en menant un diagnostic de l’existant, en produisant une cartographie de la production documentaire numérique et en étudiant les opportunités de partenariat au niveau du territoire, compte tenu du projet SAEM. Dans un second temps l'étude a consisté en la définition d'un ensemble de recommandations d'ordre organisationnel, préalables à la mise en oeuvre de l'archivage électronique.
Les Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques ont souhaité se doter d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) afin d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques qui leur sont versés. Le Département a confié à Olkoa la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d'un SAE.
Confronté à une forte augmentation de la production de documents électroniques et conscient des contraintes réglementaires en matière d'archivage, le Conseil Départemental de Haute-Savoie a mandaté Olkoa pour l'assister dans la stratégie de mise en œuvre d'une solution d'archivage électronique. La prestation a permis de faire l'inventaire des données et documents devant faire l'objet d'un archivage, puis de décrire les différentes solutions adaptées à la situation du département.
Dans le cadre d'un vaste programme nommé "Optimisation" le Conseil régional du Centre-Val de Loire a lancé le chantier Dématérialisation, concernant des domaines métier comme la gestion de la commande publique et des domaines transverses comme l'archivage électronique. Pour l'aider à adopter les solutions les plus adaptées à son contexte le Conseil régional a décidé de confier à Olkoa une étude des besoins et un audit de faisabilité pour la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique. Cette étude a couvert les aspects suivants : Évaluation des besoins d’archivage, à valeur tant probante que patrimoniale. Audit du système d’information et évaluation des différents scénarios de mise œuvre de l’archivage électronique. Définition d'une politique d'archivage
La ville de Saint-Etienne a décidé de lancer un projet d'archivage électronique. Elle à donc confié à Olkoa la conduite d'une étude préalable avec pour objectif de définir le périmètre fonctionnel de la solution ainsi que les impacts organisationnels et techniques. Cette étude a permis de mener un état des lieux de la production documentaire nativement numérique, de définir la stratégie en matière d’archivage électronique, d'identifier les possibilités de mutualisations entre la Ville et Saint-Étienne Métropole et enfin de préciser l'organisation et les moyens à mettre en œuvre.
Le Département de la Loire souhaitait définir sa stratégie en matière d’archivage électronique et accroître son autonomie face au choix à faire en matière d’archivage intermédiaire et définitif. Il a donc confié à Olkoa une mission en 3 temps : sensibilisation des acteurs à la problématique et la réglementation applicable à l'archivage électronique, étude des scénarios possibles d’implémentation, et cadrage du projet d'archivage du Grand Livre Comptable
Face à la dématérialisation croissante de ses processus et aux besoins résultants d'archivage électronique, le Conseil Départemental a décidé de lancer une étude de cadrage, préalable à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Olkoa a mené cette étude en 6 étapes : Etat de l'art des systèmes d'archivage électronique. Enjeux et périmètre du SAE. Identification des moyens nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SAE. Définition de la politique d'archivage. Articulation du SAE avec les applications GED et SIA. Etude de faisabilité d'une mutualisation à l'échelle supra-départementale.
La communauté Durance Luberon Verdon Agglomération et la ville de Manosque ont lancé une série de projets relatifs à la gestion des documents électroniques et plus généralement à la dématérialisation des processus, qu'ils soient internes ou en direction des administrés. La collectivité à fait appel à Olkoa et Claude Amenc I&C pour l'assister à conduire ces projets avec notamment la modélisation des processus à dématérialiser.
Depuis 2003, la Région Rhône-Alpes mettait gratuitement à disposition de chaque jeune de la région la carte M'ra, offrant un bouquet de services dans de nombreux domaines comme le sport, la culture et le transport.
En 2014, souhaitant élargir la palette de service et le public visé, la Région a fait appel à OLKOA et ESPIRAC Consultants pour construire la solution des années à venir et sélectionner le titulaire chargé de la mise en œuvre de cette nouvelle solution. Au cours de notre mission, nous avons intégré la problématique de la fusion des régions Auvergne et Rhône Alpes.
Suite à une expérimentation menée sur 28 collèges de son territoire, le Conseil Général de Côte d’Or a décidé de procéder à la généralisation de l’ENT Liberscol pour l’ensemble des collèges du Département à la rentrée 2015.
Dans ce contexte, il a souhaité se faire accompagner par Olkoa pour : rédiger le cahier des charges permettant la sélection d’un intégrateur de la solution Liberscol, assister le département dans le choix des prestataires et l'accompagner dans le déploiement de la solution.
La Communauté de Communes du Pays Roussillonnais construit un réseau de lecture publique sur son territoire. La médiathèque de Saint-Maurice l’Exil deviendra ainsi Médiathèque Tête de Réseau et l’ensemble des bibliothèques vont être équipées d’un nouveau système informatique offrant un catalogue commun, la circulation des documents entre tous les équipements, un portail de services consultable sur place et à distance et la gestion d'un Espace Publique Numérique.
Olkoa a été retenue pour accompagner la CCPR sur l’ensemble de la démarche (rédaction du cahier des charges, appel d’offre et déploiement).
Dans le contexte de la dématérialisation de ses flux comptables avec la DGFIP, le SIRD souhaitait également dématérialiser l'envoi des pièces justificatives et le circuit de signature des documents sortants. Nous avons proposé et mis en œuvre une solution parfaitement adaptée au contexte de l'établissement : référencement des courriers départ et arrivée, réorganisation du référentiel documentaire dans une logique thématique, dématérialisation du circuit de signature des courriers départ, des délibérations et des flux PESV2 dans le parapheur de l'Adullact.
Les villes de Voreppe et de Voiron sont toutes deux dotées d’une médiathèque. Les deux villes ont constitué un groupement d’achat dans le but de renouveler les deux Systèmes Intégrés de Gestion de Bibliothèques (SIGB) : l'objectif de cet investissement commun était de profiter du nécessaire renouvellement des SIGB qui étaient en fin de vie pour amorcer la mise en place d'un réseau de lecture publique pour la Communauté de Communes du Pays Voironnais.
La mission a comporté deux phases ; la première portait sur la collecte du besoin, la rédaction d'un cahier des charges et le dépouillement des offres. Dans une deuxième phase, la mission s'est prolongée par l’accompagnement de la mise en place.
La volonté initiale de la Mairie de Vif était d’améliorer le suivi du traitement du courrier reçu des citoyens de la Ville. L’analyse plus complète du besion a montré que si ce souhait était effectivement le moteur principal du projet, il fallait aussi fournir une solution GED globale pour l’ensemble de la Collectivité. La mission a donc consisté à analyser le besoin de l’ensemble des services, puis à traduire cette expression de besoin en cahier des charges et en Dossier de Consultation des Entreprises, et à accompagner la Mairie dans la conduite de l’Appel d’Offre.
La municipalité de Varces a fait appel à Olkoa pour l'assister dans la mise en œuvre d'une plateforme de gestion électronique de documents. Cette plateforme doit permettre la gestion du courrier, mais aussi de l'ensemble des documents entrant, sortant ou circulant au sein de la collectivité. La mission comprenait une étape de collecte du besoin, puis de rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises, d'analyse des offres et enfin d'accompagnement du déploiement.
la Ville de Saint-Egrève a souhaité refondre son site Internet et en faire un outil majeur de la communication avec ses administrés. Notre mission a consisté à l'aider dans sa formulation du cahier des charges pour la refonte et l’hébergement du site, puis lors du dépouillement et de la sélection du prestataire.
La Mairie d'Avignon souhaitait faire évoluer le SI des Archives Municipales afin de prendre en compte la dématérialisation progressive des documents à archiver. La première phase de notre mission a consisté à collecter l'ensemble des besoins de gestion des flux dématérialisés, faire un état de l'art des solutions disponibles, imposées, ou mises en œuvre dans d'autres collectivités et, enfin, définir une vision synthétique des orientations à suivre pour les cinq prochaines années. Une deuxième phase a permis d'accompagner la mise en place de ces orientations.
La Région Rhône-Alpes assure depuis 2004 le financement d'aides en faveur des élèves et étudiants de formations sanitaires et sociales. A l'occasion de la mise en place d'un nouveau type d'aide dédiée à la formation des aides soignantes puéricultrices, elle a souhaité mettre en place un outil global permettant d'optimiser et de simplifier la gestion des dossiers, notamment par la dématérialisation d'une partie du processus.
Notre intervention a consisté à accompagner la direction Enseignement Supérieur, Recherche & innovation et Formations Sanitaires et Sociales (DEFI3S) et la direction des systèmes d'information (DSI) pour mener l'étude préalable, la définition des besoins et la consultation (CCTP, analyse des offres). La mission s'est terminée par une aide à la mise en oeuvre et à la recette de la solution.
La Région Rhône-Alpes attribue des bourses aux étudiants effectuant une formation ou un stage à l'étranger et a décidé la mise en œuvre d'un Extranet pour en assurer la gestion. Olkoa a accompagné le chef de projet DESUP et ses interlocuteurs (DSI, prestataire) dans ses relations avec les utilisateurs, les établissements d’enseignement supérieur. Les enjeux de cette mission résidaient dans la gestion du risque associé à la multiplicité des intervenants et à la diversité des impacts.
Le BVRA est une plate-forme collaborative mise à la disposition des 200.000 étudiants, enseignants et personnels administratifs des Établissements d’Enseignement Supérieur de la Région. Nous avons été chargés de l’assistance au pilotage du projet et de la coordination des intervenants : Région, Établissements et fournisseurs, pour une durée de 3 ans. Le contrat d'assistance au pilotage du projet Bureau virtuel, nous a été renouvelé pour une période de 3 ans. Cette deuxième phase a intégré une prestation de bilan le la phase 1 et d'expression de besoin pour un futur système.
Le groupement "ENT Pays de Loire", coordonné par la Région a lancé un vaste projet d'Environnement Numérique de Travail à destination des 733 lycées et collèges de la Région. Nous l'avons assisté dans le dépouillement de l'appel d'offres et le choix du prestataire pour la réalisation et l'exploitation du système.
Avec un projet initialisé dés 2005, le Conseil Régional d'Auvergne a été un précurseur dans le déploiement des Environnements Numériques de Travail (ENT) sur son territoire. Les 56 lycées sont aujourd'hui déployés mais la Direction du développement des usages des TIC a souhaité mener une étude sur l'analyse des modes d'accès et des usages dans les lycées de la Région. Notre mission a consisté à analyser tous les freins et les moteurs d'usages au niveau de l'ENT et de l'ensemble de la chaine TICE puis à proposer les mesures permettant un développement des usages.
Depuis 2009, le Conseil Général de Seine-et-Marne s’est engagé sur la voie de l’e-administration avec l’adhésion à divers protocoles de télétransmission (Actes, Hélios, FSE), la dématérialisation du courrier entrant et de la procédure de la commande publique, la gestion dématérialisée de documents ou dossiers (délibérations, dossiers juridiques, dossiers d’assemblée), et le parapheur électronique. Quatre grands projets structurent cette démarche : dématérialisation, GED, architecture de stockage et collaboratif. Dans ce contexte le Conseil Général a souhaité positionner un projet d'archivage électronique afin qu’il vienne s’emboîter parfaitement dans les autres projets, sans générer de ruptures de chaîne. Après une analyse détaillée des projets existant, l’objectif essentiel de la mission était de proposer des scénarios techniques et organisationnels pour la mise en œuvre de la brique archivage électronique.
Le Conseil général des Alpes-Maritimes souhaitait se faire assister dans la production d’un plan stratégique destiné à piloter le développement de la dématérialisation pour la période 2013/2016. Sur le plan pratique, il s'est agi de valider les options déjà retenues dans le cadre de plusieurs projets déjà en cours, de proposer des évolutions dans ces projets au regard du contexte légal et réglementaire du domaine et des comparaisons de chantier de même nature engagés par d’autres collectivités territoriales, et enfin de proposer une planification globale des projets à réaliser dans les 5 prochaines années.
La PMI de l’Essonne assure ses missions de santé publique avec ses 450 agents répartis sur 60 centres. Dans ce cadre, elle gère un grand nombre de dossiers médicaux et de feuilles de soins sous forme papier. Pour alléger le travail administratif des agents et améliorer le partage des données de santé, le Conseil Général a lancé un projet d’informatisation et a fait appel à Olkoa pour l'assister dans cette démarche. Une première étape de cadrage nous a permis de mener un diagnostic de l'existant, une expression de besoin, une description du système cible et la définition d'une stratégie de conduite du changement. Les étapes suivantes ont consisté en la réalisation du dossier de consultation, l'assistance au choix du prestataire et l'accompagnement à la mise en œuvre de la solution.
Après avoir informatisé la gestion de ses feuilles de soins au sein de la PMI, le Conseil Général de Charente a décidé d’améliorer le partage de l’information médicale entre les praticiens et a lancé un projet d’informatisation du dossier médical. Compte tenu des impacts organisationnels du projet, la direction de la PMI a confié à Olkoa une mission d'organisation comprenant : un audit de fonctionnement, une étude de l'état de l'art, des préconisations d'organisation et la définition des modalités de mise en œuvre.
Le Conseil Général de la Savoie, dans son rôle d'Autorité Organisatrice de Transport, a mis en œuvre en 2009 le site internet Mobi’Savoie pour la réservation et la vente de billets en ligne. Nous sommes intervenus pour assister le Conseil Général dans la refonte du site visant à améliorer son ergonomie générale, prendre en compte la mise en place d’un outil de calcul d’itinéraire multimodal et l'intégrer avec les sites des partenaires.
Le marché pour l’exploitation de l'Environnement Numérique de Travail (ENT) des collèges de la Creuse étant arrivé à échéance, le Département a souhaité lancer une nouvelle consultation pour la mise en œuvre et l’exploitation d’une nouvelle solution. Olkoa a assisté le Département dans les phases de collecte des besoins, rédaction du dossier de consultation des entreprises et assistance au choix de la solution.
Dans le cadre du développement de ses prérogatives et de l’augmentation de son personnel, le CG23 a souhaité refondre son site Intranet afin d’améliorer la production et la circulation interne de l'information. Notre prestation a couvert l'ensemble du cycle projet, de l'expression du besoin au choix du prestataire avec un accent particulier sur les interactions avec les applications à forte composante documentaire, notamment le courrier et les délibérations.
La BDI a remplacé son Système de Gestion Intégrée de Bibliothèque (SIGB). Nous l’avons assistée dans le choix du prestataire, dans la mise en œuvre du logiciel et plus généralement dans la définition des relations avec le fournisseur et les services informatiques du Département.
Le CG38 a lancé un grand projet de dématérialisation en 8 volets. L’un de ces volets concernait les courriers entrants, sortants et circulants. La mission a consisté à accompagner le CG38 dans la phase de déploiement du logiciel qui a été choisi pour la dématérialisation de ces courriers (ELISE d'ARCHIMED). Ceci passa tout d’abord par la réalisation d’une cartographie de tous les flux internes et externes, puis par la définition et la comparaison de plusieurs scénarios de mise en place de la dématérialisation, l’un de ces scénarios étant la centralisation complète de la réception des courriers, et enfin par l'accompagnement du déploiement dans les différentes directions.
La Communauté de Communes a la compétence Lecture Publique. Dans ce cadre, elle a décidé de lancer un projet de mise en place d'une Médiathèque Tête de Réseau installée à la fois à La Côte Saint André et à Saint Siméon de Bressieux, associée aux 11 bibliothèques communales de la Communauté. Notre mission était centrée sur l'informatisation de la Médiathèque : Système Intégré de Gestion des Bibliothèques, Portail et Gestion des Postes Publics. Nous avons collecté les besoins, rédigé le Cahier des Charges, participé à la mise au point des autres documents du DCE, aidé à la sélection des prestataires, à la vérification des DCE pour la partie bâtiment, et rédigé les rapports à la CAO.
La ville d’Amiens et la communauté d’agglomération d’Amiens Métropole sont, comme toutes des collectivités, confrontées aux impacts induits par la dématérialisation en termes d’archivage. En effet, certains processus sont entièrement dématérialisés, et la majorité des informations manipulées existe sous forme électronique. Cette évolution impose une réflexion sur les modalités de création, gestion, prise en charge et conservation de ces informations. Dans ce contexte, Olkoa a assisté les deux collectivités pour, d’une part réaliser un état des lieux de la production documentaire électronique et d’autre part, mettre en place une politique d’archivage visant à maîtriser et gérer les données et documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Cette démarche a abouti à la production d'un schéma directeur de l’archivage électronique couvrant notamment les rubriques suivantes : règles de production de documents électroniques, démarche concrète de mise en place, investissements à réaliser, accompagnement à apporter aux utilisateurs, risques et mesures préventives.
Les Archives de Paris mettent en ligne une partie importante de leurs documents numérisés. Une partie est consultable sur Internet, une autre dans la salle de lecture des Archives. Notre mission a été d'aider les archives dans le pilotage du projet de mise en ligne : validation des spécifications, validation de la production du prestataire qui réalise l'outil de mise en ligne, aide à la gestion des données d'indexation des images.
Les archives de Paris ont lancé un vaste projet de numérisation des archives généalogiques en vue de leur mise en ligne au public. Dans une première phase, nous les avons aidés à la préparation du cahier des charges de numérisation. Dans une deuxième phase, nous avons assisté les Archives de Paris dans le processus de réception des images : mise en place d'un outil de suivi, organisation du travail, assistance dans les réunions de pilotage.
La Région Limousin, le Conseil Général de la Creuse et le rectorat de Limoges se sont associés pour la mise en œuvre d'un Environnement Numérique de Travail à destination des 63 lycées et collèges du territoire. Nous les avons assistés sur toutes les phases de déploiement avec notamment la définition du cadre méthodologique, la validation de la plate-forme, l'assistance au déploiement dans les établissements et la conduite du changement.
Dans une perspective de déploiement d'une solution unique sur les lycées, l'Académie de Dijon et le Conseil Régional de Bourgogne ont décidé de faire évaluer les deux solutions d'ENT qui sont actuellement en cours d'expérimentation. Olkoa a mené une étude afin de dégager les principales caractéristiques, avantages et inconvénients, coûts directs et induits des deux environnements Cartable en ligne Ouvert Evolutif (CLOE) et Liberscol.
Suite à notre mission d'audit de deux ENT, le Conseil Régional de Bourgogne nous a retenu pour l'assister à la passation du marché d'intégration de la solution libre Liberscol et au déploiement de l'ENT : rédaction du CCTP, analyse des offres, aide au pilotage du projet et au suivi du prestataire.